การประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้านงานอำนวยการระหว่างสำนักส่งเสริมสุขภาพ และสำนักอนามัยเจริญพันธุ์ บริบท ปัญหา และแนวทางการบริหารจัดการภาพรวม

          เมื่อวันอังคารที่ 14 ตุลาคม 2568 แพทย์หญิงทิพา ไกรลาศ ผู้อำนวยการสำนักส่งเสริมสุขภาพ มอบหมายให้ ทันตแพทย์หญิงศิรดา เล็กอุทัย ทันตแพทย์เชี่ยวชาญ หัวหน้ากลุ่มสนับสนุนการวิจัยนวัตกรรม และสื่อสารประชาสัมพันธ์ โดยมีนายแพทย์ปกรณ์ ตุงคะเสรีรักษ์ รองอธิบดีกรมอนามัย เป็นประธานการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้านงานอำนวยการระหว่างสำนักส่งเสริมสุขภาพ และสำนักอนามัยเจริญพันธุ์ บริบท ปัญหา และแนวทางการบริหารจัดการภาพรวม ณ ห้องประชุมนรพัฒน์ สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ อาคาร 2 ชั้น 3 กรมอนามัย

วัตถุประสงค์และการเปิดการประชุม

          การประชุมครั้งนี้จัดขึ้นเพื่อเป็นเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้และซักถามปัญสำนักส่งเสริมประสบในงานอำนวยการ ซึ่งครอบคลุมงานสารบรรณ, งานการเจ้าหน้าที่ , งานการเงิน, งานพัสดุ และงานยานพาหนะ

          โดยสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ ได้รับเกียรติเป็นผู้แบ่งปันประสบการณ์ เนื่องจากสำนักงานรองอธิบดีรับทราบว่าสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์สามารถปฏิบัติภารกิจงานอำนวยการได้อย่าง "ยอดเยี่ยม" หรือเป็น Best Practice ของกรมอนามัยในเรื่องงานสารบรรณที่ดี

          ผู้เข้าร่วมประกอบด้วย กลุ่มอำนวยการและผู้รับผิดชอบงานอำนวยการของสำนักส่งเสริมสุขภาพ, คณะกรรมการบริหารของสำนักส่งเสริมสุขภาพ, และตัวแทนจากสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ โดยได้รับเกียรติจาก

          นายแพทย์ปกรณ์ ตุงคะเสรีรักษ์ รองอธิบดีกรมอนามัย เน้นย้ำนักส่งเสริมสุขภาพ ควรทบทวนกระบวนการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพให้มีมากขึ้น ข้อสังเกตและข้อเสนอแนะจากท่านรองอธิบดีกรมอนามัย

ปัญหาและจุดที่ สำนักส่งเสริมสุขภาพ ควรปรับปรุง ดังนี้: 

          1. การบริหารจัดการเรื่องบัญชีและแผนงานโครงกการ : สำนักส่งเสริมสุขภาพมีปัญหาในการบริหารจัดการเรื่องของบัญชีในการบริหารจัดการแผนงานโครงการ

          2. ความแตกต่างของราคา: เวลาจัดประชุมหรืออีเวนต์ที่ผ่านมา ราคาที่เสนอใน TOR และราคา กลาง มีความแตกต่างกันมากเกินไป

          3. การพัฒนาบุคลากร: ควรเติมเต็มและจัดการเกี่ยวกับการฝึกอบรม โดยเฉพาะการนำกรณีเก่า ๆ มาศึกษาเพื่อดูว่ามีข้อผิดพลาดร่วม อะไรบ้าง

          4. ระบบควบคุมภายใน (Internal Control): ควรกำหนดจัดทำ "ระบบควบคุมภายใน" สำหรับงานต่าง ๆ ให้เรียบร้อย และต้องมี "ระบบการกำกับติดตาม" ระบบนั้นด้วย เพื่อให้เกิดการพัฒนามาตรฐานของสำนัก

          5. การทำงานร่วมกัน: งานอำนวยการต้องอำนวยความสะดวกให้กับกลุ่มวิชาการ (คัสเตอร์วิชาการ) ให้สามารถทำงานทางวิชาการได้อย่างสะดวกสบาย ไม่ต้องกังวลเรื่องอื่น

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้: แนวทางปฏิบัติของสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์  ในงานการเงินและพัสดุ

          งานการเงิน (Financial Management) และการเบิกจ่ายสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ ซึ่งมีเจ้าหน้าที่อำนวยการเพียง 12-13 คน ได้เน้นมาตรการที่ช่วยลดปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพ:

• การแจ้งแนวทางปฏิบัติ: ทุกต้นปีงบประมาณจะมีการแจ้งแนวทางปฏิบัติการเบิกจ่ายและหลักฐานที่ต้องใช้
• นโยบายการจ่ายเงินที่เข้มงวด: "หลักฐานไม่ครบ เราไม่จ่าย" นโยบายนี้ถูกนำมาใช้แม้กระทั่งกับวิทยากร โดยให้เหตุผลว่า เมื่อใดที่ผู้เบิกยังไม่ได้รับเงิน พวกเขาจะดิ้นรนนำหลักฐานมาส่งอย่างรวดเร็ว (ซึ่งต่างจากในอดีตที่จ่ายก่อนแล้วต้องรอหลักฐานนาน 2-3 เดือน)
• การกำหนดระยะเวลา: กำหนดวันที่ชัดเจนในการส่งเอกสารสำคัญ เช่น ค่าเช่าบ้าน หรือค่าตอบแทนแพทย์ (ส่งภายในวันที่ 5, วางฎีกาวันที่ 10) เพื่อให้กองคลังได้รับภายในวันที่ 15

          การบริหารจัดการงบประมาณ

• การกระทบยอดรายเดือน: สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ จะกระทบยอดเงินงบประมาณกับกองคลังทุกสิ้นเดือน เพื่อดูว่ามีการคลาดเคลื่อนจากรายการที่อยู่ระหว่างทางหรือไม่
• การติดตามแผน: กระทบยอดกับกลุ่มบริหารยุทธศาสตร์ เพื่อตรวจสอบว่าการเบิกจ่ายสอดคล้องกับแผนที่วางไว้ในระบบ DOC หรือไม่
• การปรับแผน: หากโครงการใดเบิกจ่ายไม่ได้ตามเป้า จะนำเข้าที่ประชุมคณะกรรมการวางแผน ติดตาม ประเมินผล (กวป.) เพื่อพิจารณาปรับแผนหรือสลับงบประมาณให้โครงการอื่นที่พร้อมทำก่อน เพื่อให้การเบิกจ่ายโดยรวมเป็นไปตามเป้าหมาย
• ความโปร่งใส: ทุกสิ้นเดือน สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ จะสรุปยอดการเบิกจ่ายและเงินคงเหลือของแต่ละโครงการ แล้วแจ้งเวียนผ่าน Line และเว็บไซต์ของหน่วยงาน

          แนวทางปฏิบัติเฉพาะด้าน และประเด็นปัญหาที่สำคัญ 

มาตรการเบิกจ่ายค่าพาหนะแท็กซี่

          (กรณีศึกษา) ปัญหานี้เป็น "ปัญหาที่เจอประจำ" ซึ่ง สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ เคยถูก สตง. ทักท้วงเรื่องค่าแท็กซี่ที่สูงเกินเหตุในโซนลาดพร้าวเมื่อหลายปีก่อน

• การกำหนดอัตรา: สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ ได้ทำมาตรการนี้มาเกือบ 10 ปี โดยกำหนดค่าแท็กซี่เป็นโซนและเป็นอัตราตายตัว โดยคำนวณจากระยะทาง (ใช้ Google Maps หรือแอปคำนวณ) บวกเผื่อค่ารถติด (เช่น โซนรอบกรม ให้ไม่เกิน 450 บาท)
• การใช้จริงสูงกว่า: หากมีการนั่งจริงและเกินจากอัตราที่กำหนด (เช่น ไปสนามบินแล้วรถติด ฝนตก) ต้องมีหลักฐานชัดเจน (เช่น ถ่ายหน้ามิเตอร์) และให้ผู้เบิกรองรับด้วยตนเอง จึงจะเบิกเกินกว่าที่กำหนดให้
• การเปรียบเทียบกับ สำนักส่งเสริมสุขภาพ:สำนักส่งเสริมสุขภาพ มีแนวทางคล้ายกันคือการกำหนดเพดาน (เช่น 100-150 บาท สำหรับพื้นที่ใกล้เคียง) แต่หากเบิกเกินกว่าเพดานต้องหมายเหตุและรับรองตัวเองในแบบ บก. 1

ปัญหาเรื่องการพันขั้วเช็ค

• ปัญหาที่ถูกท้วง: หน่วยตรวจสอบภายในมักท้วงเรื่องการขีดปิดขั้วเช็คไม่ตรงกับวันที่เงินเข้าบัญชี
• ความย้อนแย้งในระเบียบ: สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์พบว่าเงินอาจเข้าบัญชีล่าช้า (เช่น 18:00 น.) ซึ่งโดยหลักการแล้วสามารถลงบัญชีในวันทำการถัดไปได้หากรับเงินหลัง 15:30 น. แต่หน่วยตรวจสอบฯ มักต้องการให้ลงในวันนั้น
• การชี้แจง: กรมบัญชีกลางชี้แจงว่าระเบียบไม่ได้กำหนดเรื่องการขีดปิดขั้วเช็ค (มีแต่เรื่องการเขียนเช็ค) แต่ขั้วเช็คเป็นเพียงการเตือนความจำว่าเงินเหลือพอจ่ายหรือไม่ประเด็นนี้ถือเป็นความย้อนแย้งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

งานพัสดุและการควบคุมสินทรัพย์

• การจัดการหมึกพิมพ์: สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์เคยถูกท้วงเรื่องหมึกพิมพ์หมดอายุในคลัง แนวทางแก้ไขคือ ให้เจ้าหน้าที่พัสดุรายงานความเคลื่อนไหวของหมึกพิมพ์ทุกเดือน รวมถึงวันหมดอายุ เพื่อติดตามว่าหมึกถูกใช้หรือไม่ และเครื่องปริ้นเตอร์ที่เกี่ยวข้องยังใช้งานได้ดีอยู่หรือไม่
• การควบคุมครุภัณฑ์: มีการจัดทำ ทะเบียนสินทรัพย์แยกรายกลุ่มงาน ทุกฝ่ายต้องทำบัญชีย่อยคุมของตนเอง และต้องรายงานความเคลื่อนไหว (เปลี่ยนมือ, ชำรุด) ทุกไตรมาส (3 เดือน)
• ประโยชน์: ทำให้การควบคุมทำได้ดีและทราบสถานะสินทรัพย์ (เช่น โน้ตบุ๊ก) หากทรัพย์สินไม่ใช้แล้ว (แม้จะยังใช้ได้) ก็สามารถทำเรื่องตัดโอนได้ ไม่จำเป็นต้องรอให้เสีย
• ปัญหาเรื่องข้อมูลไม่ตรง: ปัญหาหลักที่พบคือ เมื่อมีการจำหน่ายพัสดุออกไปจากทะเบียน สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ ได้ส่งเรื่องให้กองคลัง แต่กองคลังไม่ได้ตัดรายการในระบบ ทำให้เกิดปัญหาว่ามีรายการในระบบ แต่ไม่มีของจริง (ของไม่เจอ) เมื่อถูกตรวจสอบ

งานธุรการและสารบรรณ

• การควบคุมเอกสารทางการเงิน: หัวหน้าอำนวยการจะเข้ามาตรวจสอบหนังสือที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือโครงการจัดอบรมทั้งหมด เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของสาระสำคัญและป้องกันไม่ให้หนังสือถูกตีกลับจากผู้บริหารหรือกองคลัง
• การประสานงานกับวิทยากร: เนื่องจากวิทยากรภายนอก (โดยเฉพาะอาจารย์มหาวิทยาลัย) มักไม่นิยมทำหนังสืออนุญาตจากต้นสังกัด สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์จึงมอบหมายภาระการติดตามเอกสารให้ "เจ้าของโครงการ" หรือผู้ที่เชิญวิทยากรโดยตรง เป็นผู้ประสานงานให้ครบถ้วนก่อนการเบิกจ่าย เนื่องจากคนเชิญเป็นคนที่รู้จักวิทยากรดีที่สุด

การจัดการเงินนอกงบประมาณ (สสส. และ UNICEF)

• ข้อแนะนำ: สำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ แนะนำให้ฝากเงินของ สสส. และ UNICEF ไว้ที่คลัง (ฝากคลัง) เนื่องจากหากหน่วยงานรับเงินมาเปิดบัญชีเอง จะต้องจัดทำรายงานให้กับแหล่งทุน (สสส.) และต้องทำเรื่องภาษี ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่การเงินเหนื่อยมาก
• ทางเลือกการเบิกจ่าย: หากฝากคลัง สามารถเลือกได้ 2 ทาง คือ 1) ใช้ระเบียบการเบิกจ่ายของกรมคลัง หรือ 2) ใช้ระเบียบการเบิกจ่ายของ สสส. (หากระบุไว้ใน MOU) ซึ่งต้องยึดระเบียบใดระเบียบหนึ่งตลอดโครงการ คำแนะนำคือใช้ระเบียบของกรมคลัง เพื่อความปลอดภัยของเจ้าหน้าที่

ข้อสรุป

          การประชุมได้สร้างแรงบันดาลใจ (inspire) ให้แก่ ส.ส่งเสริม ในการนำแนวทางปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ของสำนักอนามัยการเจริญพันธุ์ไปปรับใช้ เพื่อให้งานอำนวยการของ สำนักส่งดสริมสุขภาพมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความกังวลจากการตรวจสอบ